El presupuesto general de una empresa es otra de las herramientas fundamentales de gestión. ¿Podemos imaginar un objetivo, como puede ser llegar a una ciudad, si estamos en el desierto, sin brújula, sin indicadores? Pues de igual forma, una empresa no puede cumplir sus objetivos si no es con indicadores, si no está claro el objetivo a lograr. Si queremos que algo se cumpla, solo el azar podrá permitir llegar al objetivo si no disponemos de todo lo necesario, por lo que es necesario definir exactamente qué es lo que se quiere, qué elementos son necesarios para conseguirlo, cómo sabemos que estamos en el buen camino y qué soluciones vamos a aportar a los posibles problemas que van a surgir. Necesitamos PLANIFICAR, necesitamos pensar seriamente en dónde estamos,a dónde queremos ir y cómo lo vamos hacer.La herramienta que utiliza la empresa para sintetizar la situación explicada es la realización del presupuesto, donde consta:
- Objetivo: fundamentalmente basado en las ventas que necesita realizar la empresa para obtener beneficios y para consolidarse en el mercado.
- Medios: descripción detallada de las inversiones necesarias para conseguir el objetivo, teniendo en cuenta que dichas inversiones son tanto en elementos materiales (inmovilizado) como en la aplicación de recursos necesarios para obtener ingresos (gastos).
- Control: basado en el análisis que surge de comparar la realidad (contabilidad) con el presupuesto, análisis de desviaciones.
Sobre la base de éste presupuesto general, se podrá determinar su viabilidad, y se podrán establecer incentivos o penalizaciones por la consecución o no del mismo.
Elaborar un presupuesto es algo que concierne a todos, pero la responsabilidad última recae sobre el administrador, que es quien de forma ejecutiva realiza los deseos de la junta general de accionistas. En consecuencia, el administrador, director general o gerente, tienen como misión principal la elaboración del presupuesto, pero ellos solos no lo pueden hacer, necesitan que los directores de cada departamento transmitan sus necesidades y se comprometan a cumplir su parte del presupuesto. A su vez, estos directores de departamento, necesitan que sus jefes de sección definan lo que necesitan para cumplir el objetivo general, y valorar si es cumplible dicho objetivo o no, y así sucesivamente, hasta lograr una total involucración de los miembros de la empresa en el objetivo.
Quien piense que el presupuesto es algo exclusivo de dirección está en un grave error, del que irá saliendo a medida que la cuenta de resultados le indique la dureza del camino. El presupuesto debe ser abierto hasta el más mínimo nivel, pues quién más sabe de un trabajo es quien lo realiza, y es absurdo exigir un objetivo sin que éste se pueda cumplir.
Por otra parte el presupuesto es el punto de referencia de todas las personas que trabajan en un empresa. Todo va a ser medido con respecto al presupuesto, es decir, con respecto al compromiso que todos los miembros de la empresa han adquirido.
Otro punto importante dentro del control presupuestario es el control y propuesta de acciones de mejora. La parte de control viene definida por el análisis de desviaciones que hayan podido surgir entre lo presupuestado y la realidad y de ahí surge la parte de propuesta de acciones para mejorar y conseguir que dichas desviaciones se corrijan o mejoren.
Por último, hay que señalar que el presupuesto general es una herramienta inexacta, es decir, que nunca se va a cumplir con exactitud, pero que es un punto de referencia fundamental. Si construimos un presupuesto, es sobre la base de unos razonamientos documentados, y si existe una desviación con respecto a dicho presupuesto, tiene que tener una explicación que será tenida en cuenta en los próximos presupuestos. Un mensaje a recalcar es que en una empresa la improvisación no debe existir.
