Dicho libro, como su nombre indica, se destina a recoger día a día todas las operaciones que realiza la empresa, estando dividida cada página en dos partes:
- DEBE parte izquierda del diario.
- HABER parte derecha del diario.
Cada operación se registra mediante una anotación llamada asiento .
Denominaremos asientos a las anotaciones realizadas con la finalidad de reflejar un hecho o una operación contable.
Y para proceder a la realización de los distintos asientos tendremos siempre en cuenta el siguiente razonamiento:
El Activo (parte izquierda del Balance) se compone de bienes y derechos. Y el Pasivo Neto (parte derecha del Balance) recoge las obligaciones y el neto patrimonial.
Pues bien, todos los aumentos de Activo (parte izquierda del Balance) se recogen en la parte izquierda del libro Diario (DEBE), mientras que las disminuciones de Activo se recogen en la parte derecha del Diario (HABER).
Esquema:
Y todos los aumentos de Pasivo Neto (parte derecha del Balance), se recogen en la parte derecha del Diario (HABER), mientras que las disminuciones de Pasivo Neto se recogerán en la parte izquierda del Diario (DEBE).
Esquema:
- Las partidas de Activo, aumentan por el debe y disminuyen por el haber.
- Las partidas de Pasivo, aumentan por el haber y disminuyen por el debe.
Ejemplo:
En base a este razonamiento veamos a continuación un ejemplo de cómo se registran, en el libro diario, las distintas operaciones de una empresa.
1) Comenzamos un negocio con 1.000 € en efectivo:
Asiento de apertura de nuestro negocio que indica que hemos comenzado con 1.000 € en efectivo, representados en la cuenta de Caja (en la parte izquierda, al Debe), y cuya contrapartida es la cuenta de Capital (en la parte derecha, al Haber), como indicativa de que se trata de nuestra aportación al negocio.
Vemos cómo la partida de Activo (dinero en efectivo representado por la cuenta de Caja), aumenta por el Debe y por el contrario la partida de Pasivo (representado por la cuenta de Capital) aumenta por el Haber.
2) Compramos mercaderías por 300 € que pagamos al contado:
Para redactar este asiento hemos razonado de la siguiente manera:
La compra de mercaderías supone un aumento de las mismas en el almacén de la empresa. Se trata de un bien representado en la cuenta de mercaderías, que es cuenta de Activo. Luego si aumenta Mercaderías, aumenta el Activo por este concepto, y por tanto se deberá anotar en el Debe del Diario (parte izquierda).
Por otra parte, Caja disminuye porque pagamos en efectivo. Caja es cuenta de Activo (representa un bien), luego el Activo disminuye por este concepto, y por tanto deberá anotarse en el Haber del Diario (parte derecha).
3) Compramos mercaderías por 250 € que dejamos a deber a los proveedores:
Al comprar mercaderías aumenta dicho bien, y como aumento de Activo que representa se recoge en el Debe del Diario.
Pero el importe de dicha compra no lo pagamos en efectivo, sino que lo dejamos a deber a los proveedores. Tenemos así una deuda que antes no teníamos, por lo que han aumentado las obligaciones de pago de la empresa, y por tanto ha aumentado el Pasivo por dicho concepto. Tal aumento de Pasivo (parte derecha del Balance) se recoge en el Haber del Diario (parte derecha) en la cuenta de proveedores.
4) Vendemos mercaderías por 150 € que nos dejan a deber nuestros clientes:
Al vender mercaderías disminuye dicho bien, y según los visto anteriormente se recoge en el Haber del Diario.
Al ser la venta a crédito, el importe de la misma nos lo dejan a deber nuestros clientes, teniendo ahora la empresa un derecho de cobro por el citado importe, que antes no tenía. Por tanto, al aumentar los derechos aumenta el Activo por dicho concepto, y el citado aumento queda recogido en el Debe del Diario(1).
(1) Obsérvese que es indiferente comenzar por una cuenta o por otra al analizar el hecho que se quiere contabilizar. Lo que habrá que estudiar siempre detenidamente es qué cuentas intervienen en la operación, si representan bienes, derechos, obligaciones o neto, y si aumentan o disminuyen, siendo inmediata la redacción del asiento en cuestión si el análisis anterior se hace de forma correcta. De ahí la importancia tan grande que tiene el realizar bien dicho análisis.
